Dezember 6, 2007 by agorum
In diesem Blog möchte ich auf die Individualisierungsmöglichkeiten von agorum core eingehen. agorum core ist das Dokumentenmanagmentsystem mit der Laufwerksschnittstelle. Es ist bewiesen, dass es einfach, schnell und effizient in die bestehende IT integrierbar ist. Auch dass alle Personen dadurch automatisch Datenlieferanten für das DMS sind, steht ausser Frage. Damit ist bereits ein Teil erledigt: die Dokumente sind nun vollständig im DMS und verwendbar.
Im zweiten Teil geht es darum, wie Sie jetzt noch mehr aus dieser Investition herausholen können, was Sie tun können, um noch mehr Profit daraus zu erhalten. Wie können Sie Ihre Stärken noch weiter ausbauen, wie können Sie sich einen Vorsprung vor Ihrem Mittbewerb sichern? Das geht bestimmt nicht mit einem DMS von der “Stange”.
Es kommt darauf an, dass Sie Prozesse und Abläufe so umzusetzen können, wie es für Ihre Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen optimal ist. Hier gilt es jetzt “Bausteine” im Unternehmen zu identifizieren, um Ihre Prozesse zu unterstützen. Und genau in diesem Punkt werden Sie durch agorum core optimal unterstützt: Sämtliche Daten, die über agorum core erreichbar sind, sind für Sie automatisch per Web-Service ansprechbar. Alles ist offengelegt, jeder Service kann von Ihnen genutzt werden. Mit agorum core sind Sie automatisch SOA-ready®. Das bedeutet, dass Sie all Ihre Daten per Webservices ansprechen, und diese zum Beispiel in Workflows optimal einbinden können. Beispielsweise in einen Anfrage-Prozess, einen Dokumenteneingangs-Workflow, einen Freigabe-Workflow, u.s.w.. Hier sind Sie und Ihre Kreativität gefragt. Hier können Sie die Prozesse optimal unterstüzen, die Ihr Unternehmen von Ihrem Mitbewerb abheben, mit denen Sie Ihre Gewinne einfahren. Heben Sie Ihr “Daten-Gold” und machen es zu barer Münze!
Das Fazit ist einfach: IT alleine ist nur ein Gebrauchsgegenstand (wie ein Telefon, es ist halt vorhanden), es zählt, was Sie daraus machen und wie Sie sich damit von Ihrem Mitbewerber unterscheiden.
Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Anregungen
Rolf Lang
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Schlagworte: agorum core, Daten in Geld umsetzen, DMS, Dokumentenmanagement, Laufwerksschnittstelle
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November 30, 2007 by agorum
Was wünschen Sie sich bei einem DMS? Wenn Sie schon ein DMS im Einsatz haben, welche Verbesserungen sehen Sie? Welchen Nutzen erwarten Sie von einem DMS – System?
Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung.
Ist es für Sie überhaupt wichtig, dass Sie weiterarbeiten können wie bisher? Durch unsere Laufwerksschnittstelle ist dies ja gegeben. Alle arbeieten sofort mit dem DMS, ohne Einarbeitung und Schulung. Sehen Sie darin Vorteile oder Nachteile?
Ich freue mich auf Ihre Antworten und Anregungen
Rolf Lang
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Schlagworte: DMS, Ihre Meinung, Laufwerksschnittstelle, Verbesserungen
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November 26, 2007 by agorum
In agorum core kann eine automatische Historie-Erstellung von Dokumenten aktiviert werden. Diese erzeugt selbständig eine Änderungshistorie eines Dokumentes. Oftmals ist eine solche Versionierung erforderlich. So zum Beispiel bei DIN/ISO 9000. Weiter kann solch eine Historie auch einem erweiterten Sicherheitstandard entsprechen, da versehentlich überschriebene Dokumente wieder herstellbar sind.
Selbst wenn ein Virus Dokumente ändern würde, wäre dies kein Problem, da auch diese Änderungen versioniert werden würden. Sie könnten jederzeit zu einer “sauberen” Version zurückkehren. Auch wenn erst zu einem viel späteren Zeitpunkt das zerstörierische verhalten des Viruses bemerkt wird.
Übrigens, durch die Mitteilungen, würde ein solches Virus sehr schnell entdeckt werden, da dieses ja auch Mitteilungen produzieren würde, die daraufhin andere gemeldet bekommen.
Oder Sie haben eine Volltextsuche, mit der Sie sich täglich anzeigen lassen können, was Sie zuletzt geändert haben. Wenn dann auf einmal Dateien angezeigt werden, bei denen Sie sicher sind, dass Sie diese nicht geändert haben, können Sie auch hier frühzeitig eingreifen. Sie sehen agorum core erhöht Ihre Datensicherheit extrem.
Ich freu mich auf Ihre Kommentare und Anregungen
Rolf Lang
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Schlagworte: agorum core, Datensicherheit, DMS, Dokumenten Historie, Dokumentenmanagement, Laufwerksschnittstelle, Virus
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November 24, 2007 by agorum
Durch die Laufwerksschnittstelle von agorum core sprechen Sie das Dokumentensystem an, wie wenn es ein Netzlaufwerk ist. Dadurch können Sie so weiterarbeiten wie bisher. Die DMS spezifischen Funktionen können Sie dort einsetzen, wo diese benötigt werden. Der Vorteil dabei ist, alle arbeiten sofort mit dem DMS, ohne Einarbeitung und ohne Schulung. Wenn Sie den Dateiserver durch agorum core ersetzen, und die Laufwerke für die Benutzer unter den selben Namen mounten, so wird die Umstellung auf ein DMS nicht einmal bemerkt. Und Sie haben ein DMS, in dem alle Ihre Daten enthalten sind. Schneller kann es nicht gehen. Die Zusatzfunktionen greifen sofort auf alle Ihre Daten. Zum Beispiel die Suche oder die Mitteilungen u.s.w.
Bei einem unserer Kunden haben wir eine Umstellung von 250 Arbeitsplätzen auf diese Weise durchgeführt. Alle arbeiteten nach der Umstellung so weiter wie seither. Keiner hat es bemerkt. Die DMS-Funktionen werden jetzt von denen benutzt, die sie benötigen.
Auf Ihre Kommentare und Anregungen freue ich mich
Rolf Lang
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Schlagworte: agorum core, DMS, Dokumentenmanagement, Laufwerksschnittstelle, Netzlaufwerk, weiter arbeiten wie bisher
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November 23, 2007 by agorum
Durch die gigantische Vermehrung der Dokumente auf den Servern wird es immer mehr erforderlich, neue Arbeitsweisen für das wiederfinden von Daten einzusetzen.
Eine neue Arbeitsweise ist beispielsweise das Arbeiten mit den Daten über die Suchmaske. Mit agorum core ist es sehr einfach möglich über die Suchmaske die Dokumente zu finden, die Sie gerade benötigen. Der Suchvorgang liegt im Sekundenbereich und durchsucht Millionen von Dokumenten. Der Vorteil liegt darin, dass Sie aus der Ergebnissliste heraus die gefundenen Daten sofort weiterbearbeiten können. Es genügt ein Klick auf das gefundene Dokument und schon öffnet sich das zugehörige Programm (zum Beispiel Office), oder Sie positionieren Ihren Datei-Explorer auf das Ergebnis und arbeiten dann so weiter, wie wenn Sie über den Pfad dorthin navigiert hätten aber eben durch die Suche viel viel schneller.s
Aufwendige händisches Suchen über die Baumstruktur sind Vergangenheit. Durch die Adaptortechnologie durchsuchen Sie nicht nur einen Server, sondern alle Server auf die Sie Zugriff haben. Wenn Sie Ihre Mails in agorum core archivieren, werden diese auch mit durchsucht. Wenn Sie Ihr Intranet mit Wikis und Foren mit agorum core aufbauen, sind auch diese Daten mit in der Ergebnisliste. Dies bedeutet für Sie, mit einer Suche alles finden. Ihnen kann es egal sein, wo das Dokument letztendlich gespeichert ist. Sie wollen einfach nur arbeiten, auch mit den Daten, die Andere geschrieben haben. Es kann Ihnen völlig egal sein, welche Logik Andere beim Speichern der Dokumente haben. Über die Volltextsuche bilden Sie dynamisch die Sichtweise auf Ihre Daten, die Sie gerade für Ihre Aufgaben benötigen.
Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Anregungen
Rolf Lang
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Schlagworte: Adaptortechnologie, agorum core, Datensicht, DMS, Dokumentenmanagement, Laufwerksschnittstelle, Navigation, Volltextsuche
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November 20, 2007 by agorum
agorum core besitzt einen Serverpapierkorb. Dies bedeutet für den Benutzer, dass versehentlich gelöschte Daten oder Strukturen in Sekundenschnelle wieder so hergestellt werden können, wie diese vor dem Löschen waren. Es gibt keine Unterschiede zwischen dem Original und dem gesicherten Dokument oder der gesamten Verzeichnisstruktur. Sämtliche Informationen, Verknüpfungen und auch Berechtigungen bleiben erhalten.
Dies bedeutet für den Benutzer eine zusätzliche Sicherheit und weniger Stress, wenn mal tatsächlich was versehentlich gelöscht wird. Für den Administrator bedeutet es wesentlich weniger Arbeit, da es sich nun um einen Minutenjob handelt. Für die Firma bedeutet es eine noch höhere Sicherheit der Datenkonsistenz. Und zu guter letzt: selbst ein Virus löscht Ihnen auf Ihrem Server nichts mehr weg.
Also: der Serverpapierkorb bietet für Alle wesentliche Vorteile Ich
freue mich auf Ihre Kommentare und Anregungen
Rolf Lang
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Schlagworte: agorum core, Datensicherheit, DMS, Dokumentenmanagement, Restore, Serverpapierkorb, Virus
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September 22, 2007 by agorum
Willkommen beim Praxis-Blog der agorum Software GmbH. In diesem Blog möchten wir unseren Lesern eine praxisorientierte Sichtweise über das Thema Dokumentenmanagement vermitteln. Dabei sollen die Anwender (diejenigen, die letztendlich damit arbeiten) im Vordergrund stehen.
Dokumentenmanagement Software hautnah.
Schlagworte: DMS, Dokumentenmanagement, Dokumentenverwaltung
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